Detta år präglas onboardingar av den hybrida modellen, personifiering och data. I alla fall om du frågar Paulin Larsen Berglöf, vd och grundare av Whippy, som specialiserat sig på att leverera on- och offboarding. I sin senaste trendrapport sammanställer de onboardingåret som gått och siar om 2024 års trender.
– Onboardingmarknaden har mognat snabbt i Sverige och inköpare av onboardingteknik är bättre kravställare. Det gör att vi under 2024 har tekniken, kunskapen och mottagarna för att kunna bygga unika upplevelser för nyanställda och chefer som rekryterar, säger hon.
Mycket talar för att investeringsviljan för att skapa unika och hållbara introduktionsresor ökar. När HR tech-analytikern Anna Carlsson sammanfattar 2023 lyfter hon just onboarding och offboarding som stora investeringsområden framåt. Så vad bör arbetsgivare som ska implementera onboarding nästa år veta? Whippy har i en färsk trendrapport sammanställt vilka förflyttningar de sett på onboardingmarknaden under 2023 och vilka trender som kommer prägla året som kommer.
Den hybrida modellen
Medan många organisationer datoriserar och automatiserar onboardingen, krävs ytterligare ett inslag för att leverera en optimal process: den mänskliga faktorn. Den digitala introduktionen 2024 standardiserar och effektiviserar men faciliterar också relationen mellan dels chef och medarbetare, dels medarbetare och organisation.
– Nu skiftar vi fokus från automatiserade checklistor till att – med hjälp av ny teknik – ändra och stärka beteenden som är kritiska under starten av en anställning. Det handlar till exempel om att stötta chefer i att kunna ha riktigt bra uppstartssamtal, att bygga in ett buddy-stöd för att öka den sociala integreringen och att innehållet presenteras på ett sätt som känns genuint – från kontraktsskrivning och hela första året.
Skräddarsytt och personligt
Mognadsgraden för att digitalisera ökar nämligen snabbt och tekniken går hack i häl med efterfrågan. 2024 utgör inte plattformarna längre ett hinder för att leverera personifierade resor på samma sätt som en manuell process. I takt med att fler arbetsgivare tar steget från manuella till digitala processer så upptäcker fler också behovet av – och ser möjligheterna med – att skapa skräddarsydda upplevelser.
Paulin Larsen Berglöf berättar att de ofta inleder med att lansera en generisk process för samtliga nyanställda, men att majoriteten av kunderna inom ett år ser potentialen i att öka personifieringsgraden utifrån exempelvis roll, funktion eller geografisk placering. Trots detta, är Paulins rekommendation att alltid börja med ett organisationsövergripande program som de skräddarsydda resorna utgår från.
– Standardiseringselementet är viktigt. Arbetsgivare ska säkra att alla medarbetare och chefer har samma förutsättningar till en bra start. Oftast är det checklistor, frekvens på utskick och distributionsform som ändras utifrån målgrupp men de ”stora penseldragen” i resorna kopplat till bland annat kultur och värderingar kvarstår.
Äntligen vet vi vad vi ska mäta och utvärdera
Whippys delägare har sökt med ljus och lykta efter global forskning för hur onboarding bäst mäts och utvärderas. I avsaknad av internationella case började de 2020 istället att ta fram egna KPI:er baserat på vad studier visat är kritiskt att säkra under de första tolv månaderna. Ledarskapet, professionell utveckling och att förväntningarna överensstämde visade sig vara det viktigaste för att medarbetaren skulle stanna.
Whippy började därför utvärderade sina leveranser utifrån mätetal kopplat till detta. Idag mäts även lojalitetsgraden, ”time to speed” och det första intrycket vid tre och sex månader. Vissa kunder har infört ytterligare mätningar under preboardingen och på årsdagen.
2024 blir det möjligt att benchmarka onboarding
Baserat på tusentals mätningar kan Whippy nu jämföra sina kunders anonyma resultat och bekräfta att det den globala forskningen pekat på överensstämmer med deras insikter. Datan gör det också möjligt att säga vad som är ett bra resultat av ett onboardingprogram och vilka tider under den initiala anställningen som kräver extra mycket av en process.
– Vi har till exempel tittat på lojalitetsgraden och nöjdheten under de första sex månaderna. Vi ser ibland en liten dipp under månad tre, vilket dock ofta återhämtar sig efter ett halvår. Inom forskningen kallas denna tid för honeymoon-perioden. Även de mest engagerade medarbetarna tycks kunna hamna i en svacka, så det är viktigt att onboardingprocessen påminner och stöttar chefen eller en buddy om att vara extra inlyssnande och närvarande under denna tid för att inte riskera avhopp, säger Whippys andra delägare Emma Lindgren.
Datan ska jobba åt dig
Men det absolut viktigaste med att mäta och utvärdera onboarding 2024 är att datan används till att kontinuerligt förbättra. Insikterna, menar Emma Lindgren, måste användas för att kvalitetssäkra och utveckla, och får inte fastna i en power-point. Hon delar tre tips till dig som är intresserade av att komma igång med att mäta onboardingprocessen detta år:
- Bättre att mäta något än inget. Alltför många organisationer spenderar för mycket tid med att sätta det ”perfekta” mätetalet. Under denna tid tappas värdefull data. Spring och utvärdera parallellt och ha ett agilt synsätt på KPI:erna under en uppstartsfas. Ibland krävs det att du samlar in en mängd data och analyserar den för att veta vilka frågor du måste komplettera med för att få ut rätt insikter som kan stärka processen.
- Härma. Till syvende och sist är det bra för branschen att mäta och utvärdera onboarding på liknande sätt eftersom vi då vet vad ett gott resultat är. Whippy har utvecklat en egen mättjänst – Whippy Insights – för att kunna få fram benchmarks. Tjänsten kan användas fristående ifall arbetsgivaren redan har en intern onboardingplattform.
- Glöm inte rekryterande chef. Chefensprocessen glöms ofta bort, eller nedprioriteras, till förmån för medarbetarupplevelsen. Utvärdera kontinuerligt att cheferna upplever att de får den stöttning de behöver för att säkra en fin start.