Rörligheten på marknaden ökar; generation Y byter oftare jobb, ett ostabilt marknadsläge har lett till fler massuppsägningar och allt fler svenskar kan generellt tänka sig byta jobb. 2023 toppade både onboarding och offboarding HRs listor över investeringar under kommande år. Uttrycket om att det första intrycket sätter sig har nog de flesta hört. Men hur är det egentligen med det sista?
Mest självklara risken: IT-säkerhet
Det finns en rad självklara risker med att inte erbjuda ett strukturerat avslut. Den kanske kortsiktigt mest kritiska risken är kopplad till IT-säkerhet om det inte finns rutiner för att plocka bort behörigheter och åtkomster till interna system. Avsaknaden av struktur gör då organisationen sårbar för bland annat datastölder och intrång. Den snabba lösningen handlar oftast om att säkerställa ett gott samarbete mellan HR och IT, än om att implementera komplexa automatiseringslösningar.
Insikterna från exitsamtal bidrar till lärande och utveckling
Men lika mycket som strukturerad offboarding handlar om att minimera risker kopplat till cybersäkerhet, finns det en rad outnyttjade möjligheter med ett fint avslut – inte minst kopplat till lärande. Avgångssamtal – eller exitsamtal – är för många arbetsgivare en av få rutiner som redan finns på plats vid avslut. Möjligheterna ligger dock i att eskalera och använda de insikterna som kommer fram för att utveckla verksamheten.
– Vi har hjälpt kunder med rutiner för hur en chef (anonymt) eskalerar insikterna från samtalen för att de inte ska fastna. Det kan exempelvis handla om att några gånger per år ha en agendapunkt på chefsmöten där man diskuterar vad som framkommit för att se om det finns organisationsövergripande frågor som måste förändras. Samtalet modereras med fördel av HR, säger Paulin Larsen Berglöf, vd på Whippy.
– Men det handlar också om lärande och utveckling för den enskilda chefen. Vi brukar rekommendera att det i offboardingen förläggs tid för reflektion för chefen efter medarbetarens sista arbetsdag så att hen i lugn och ro kan gå igenom den feedback som framkommit i mötet.
Boomerang – medarbetare som får bra avslut mer benägna att återvända
Trots att en fjärdedel av rekryteringar är så kallade ”boomerangs” – medarbetare som återvänder till en före detta arbetsgivare – är det få organisationer som tar detta perspektivet i vare sig rekryteringsstrategin eller i offboardingprocessen. Här finns outnyttjad potential. För lika kostsamt som det kan vara att tappa en medarbetare, kan det vara kostnadseffektivt att anställa en person som redan har ett etablerat internt nätverk och kunskap om system, rutiner och arbetssätt. Men även om en före detta medarbetare inser att gräset inte var grönare på andra sidan, så ligger ett bra avslut till grund för att väcka tanken på att återvända.
– Employer branding, ambassadörsskap… kalla det vad du vill! Offboardingprocessen måste i slutänden säkerställa ett respektfullt och värdigt avslut. Det görs enklast med en genomtänkt struktur, tydliga rutiner för överlämningar och kompetensöverföring, utrymme för reflektion och ett avsked som visar uppskattning. Gör man detta har man inte bara visat den lämnande medarbetaren att man som arbetsgivare värderar hens bidrag, man visar också de medarbetare som är kvar att anställda som meddelat att de lämnar respekteras och värderas ända till slutet.
Vill du få mer tips om vad en offboarding bör innehålla? Ladda ner Whippys lathund.