I maj i år betalades lönerna ut via Polisens nya system för första gången.
– Ja, det gick bra. Alla fick betalt, säger Maria Hölscher.
Hon är sektionschef på PAC, Polisens Administrativa Centrum, den del av HR-avdelningen som har lönerna på sitt bord. Hon förklarar att förändringen långt ifrån bara handlar om lönesystemet, utan om att skapa en ny digitaliserad HR-plattform.
Det nya systemet heter Heroma, och är utvecklat av det kanadensiskägda företaget CGI. Det används redan av andra svenska organisationer. Statens servicecenter har till exempel också köpt det. Polismyndigheten gjorde en egen upphandling. Den totala kostnaden ska enligt utvecklaren ligga på runt 265 miljoner kronor.
Nu när det nya systemet är installerat har det ersatt Palasso, som Polisen började arbeta med redan 1998.
– 23 år är ju en evighet inom den här branschen. Men förutom att produkten upphörde att utvecklas och därför var out-of-date, innebär det här en förändring av hela arbetsprocessen. Det finns också fördelar med att arbeta med ett standardsystem som används av andra myndigheter. Både av kostnadsskäl, och för att det är lättare att få tillgång till uppdateringar och liknande, säger Peter Frisk.
Han är sektionschef för Myndighetsgemensamma system, som är en del av Polisens IT-avdelning med totalt omkring 950 anställda.
HR-avdelningen är ungefär lika stor. Det är ledningen där som har spikat kraven på vad det nya systemet ska kunna göra.
Maria Hölscher säger att den första löneutbetalningen i maj, egentligen bara är början på en längre resa.
– Det är faktiskt väldigt spännande. Vi har börjat med lönedelen, men meningen är att vi ska utöka användningen så att systemet omfattar alla våra HR-processer. Vi kommer att bygga på med rekrytering och rehabilitering och även till andra områden där vi behöver systemstöd. Under de kommande månaderna ska vi genomlysa alla våra löneprocesser för att se om vi kan skruva på våra rutiner och arbetssätt för att utnyttja det nya systemet optimalt, säger hon.
Polisen arbetar just nu med att införa en ny metod för karriär och utvecklingsvägar, KUV.
På sikt kan denna eventuellt införlivas i Heromas kompetensmodul.
Ett av målen för PAC framöver är att i mesta möjliga mån minska antalet manuella moment i arbetet.
– Det gör att delar av personalen kan frigöras för att ägna sig åt andra uppgifter, och kanske i stället arbeta mer med stöd och rådgivning.
Enligt Maria Hölscher betyder det här också förbättringar för personalen på andra avdelningar.
– Det är bland annat lättare för medarbetarna att följa sina löneuppgifter, säger hon.
Det har tagit över två år från att avtalet om Heroma signerades av Polisen till det att det sattes i funktion.
Maria Hölscher berättar att samtliga medarbetare har fått information om hur de kan använda sig av systemet. De anställda på lönavdelningen fick främst utbildning av tillverkaren innan det trädde i kraft. Nu kommer en större del av fortbildningen att ske internt. Men att systemet har satts i funktion betyder inte att allt är klappat och klart.
– Det går inte att rigga för allting. Viss utbildning är svår att ta till sig innan man har börjat jobba med systemet. En kollega drog parallellen till när man väntar på en förlossning. Man bär på en bebis och tänker att NU kommer dagen när allt faller på plats. Men det är ju när bebisen kommer som allt egentligen börjar. Då ska man lära sig att vårda den, och se till att den utvecklas, säger Maria Hölscher.
Polisen med sina drygt 33 700 anställda är alltså Sveriges största myndighet. Men det är också en organisation som årligen ska växa med tusentals nya medarbetare fram till 2024. Enligt Peter Frisk fanns denna utveckling med i beräkningen när systemet köptes i början av 2018. Myndigheten särskiljer sig också på ett annat sätt.
– Generellt sett har vi högre säkerhet i våra system för att skydda poliserna och deras familjer, säger han.
Detta gör bland annat att Polisen, som ett extra skydd mot intrång, inte använder sig av cloud-lösningar utan har allt on prem, det vill säga att programmen drivs internt av myndigheten.
Peter Frisk har två råd till kollegor på andra arbetsplatser som ska påbörja ett liknande projekt.
– För oss på IT-sidan är det viktigaste att planera och förbereda bytet noggrant. Lönesystemet påverkar ju alla medarbetare i organisationen. Det kan inte införas stegvis, utan måste göras vid ett givet datum. Det är också viktigt att ha en tät dialog mellan IT-avdelningarna och HR-avdelningarna, säger han.
Maria Hölscher håller med.
– Att vi har kunnat kroka arm med IT har varit en viktig framgångsfaktor vid bytet, säger hon och tillägger att det är oerhört viktigt med information och kommunikation till medarbetarna för att en sådan här resa ska bli lyckad.
TEXT: Anna Trenning-Himmelsbach