Mentimeter grundades i Stockholm 2014 och har idag kunder i 123 länder världen över. Mentimeter är den interaktiva presentationsplattformen som har transformerat konventionella presentationer till interaktiva upplevelser där allas röster blir hörda.Som VP of People på Mentimeter visste Anna att deras unika kultur var en väsentlig del av hur företaget skulle lyckas som organisation. Faktum är att Mentimeter redan hade en hög nivå av engagemang och motivation, men de behövde bibehålla den standarden samtidigt som de växte. Anna berättar: “Vi spenderade mycket energi, tid och resurser på att hjälpa människor ha kul tillsammans, samtidigt som de också behöver känna sig trygga. För oss är det en kärnvärdering att bygga innovation och prestanda på.”
En växande utmaning
I takt med att företaget växte blev även utmaningen större, och HR-arbetet blev fördelat mellan flera olika lösningar och kalkylark. En annan utmaning blev att upprätthålla exakt och säker information, då nya användare kommer in varje månad.Anna visste att Mentimeter behövde en säker lösning som kunde agera som hela organisationens källa från en och samma plats, och samtidigt upprätthålla kulturen de byggt och tillåta de anställda att njuta av autonomin i hur de blir styrda och kan styra själva.
- Anställdas data sprids ut på olika kalkylark och saknar centralisation
- En onboarding-process som är uttänkt, men behöver automatiserad
- Behovet av ett anpassningbart system som reflekterar deras kultur
Att ta beslutet
Genom att upprätthålla sina kärnvärderingar började Mentimeter leta efter en HR-programvara som skulle hjälpa företaget arbeta smartare, så att de kan sätta sin tid på mer värdefulla, strategiska uppgifter. Som anna nämner, “Vi behövde försäkra oss om att vi hade allting i ett och samma system.” Det innebar också att försäkra sig om att de investerade i ett system som representerade deras kultur med delat ansvar för alla anställda.
Förmågan att bemyndiga sina anställda genom intuitiv employee self-service är ett väldigt attraktivt element på Personio. På så sätt kunde de distribuera rättigheter och roller enligt deras behov, men också ge autonomi till varje anställd då de skriver in sin egen data. Personio gjorde att Mentimeter kunde anpassa sin erfarenhet för att möta rätt behov, samtidigt som man kunde se till att all nödvändig data hölls säker och i linje med GDPR. Det var dags att implementera!
En skräddarsydd implementation
För att försäkra sig om att Personio passade Mentimeters unika krav visste Anna att vissa element skulle bli tidskrävande. “Antalet timmar Personio visade att vi skulle spendera på varje uppgift var tydlig. Allting var väldigt exakt,” konstaterar Anna. Det innebar att de inte bara hade tiden att försäkra sig om att all data på deras anställda var där och exakt, men att de kunde bygga en process som onboarding direkt in i systemet, en viktig roll i Mentimeters tillväxt.
Nu var Anna redo att implementera Personio för hela organisationen, speciellt eftersom hon nu hade en helt skräddarsydd upplevelse för sina anställda. Personio blev en unik reflektion av Mentimeters kultur och process och var redo att gå igång.
Resultatet blev tydligt
När Anna fick frågan om vilka företag som skulle passa Personio var svaret tydligt: “Alla startups i Stockholm som är på en tillväxtresa borde överväga Personio.” Det här var baserat på Mentimeters implementering av Personio. Anna kände nästan omedelbart hur mycket säkrare Mentimeters anställdas data var i den nya plattformen. Nu hade de fått ner allt till en enda informationskälla med total överblick.
Betoningen som lades på data gjorde även att rapporteringen blev enklare: “När ledningen ber om färska siffror på företagets tillväxt eller statistik på mångfald är allt jag behöver bara ett knapptryck bort,” förklarar Anna. Förutom att den officiella rapporten blev mindre komplicerad, var även samlingen av ad-hoc på anställdas information (för saker som företagets globala sammankomster, när exempelvis hela organisationen förflyttade sig till en ny stad under en månad) förenklad, med all behändig data lättillgänglig. För rekrytering blev det även enklare att se om Mentimeter var på väg att nå sina mål. Anna kan tydligt se vem som kommer starta och när, samtidigt som den automatiserade onboarding processen tar över. “Personio hjälper oss spendera mindre tid med att upprätthålla regler och administration, så att vi kan spendera vår tid på det som kommer höja teamets värde,” konstaterar Anna.
- Säker och GDPR-förenlig data för hela företaget
- Rapportering med tydlig data ett knapptryck bort
- En onboarding-process som proaktivt varnar människor för maximal påverkan
Vad uppskattar du mest med Personio?
Anna uppskattar att Perosnio har blivit ett förkroppsligande av skräddarsydda reflektioner på vad Mentimeter har arbetat med att så: deras kultur. Programvaran är intuitiv för deras anställda att använda, rapporteringen är sömlös och exakt, informationen säkert lagrad – men framförallt matchar den kontinuerligt Mentimeters höga engagemang och motivation, något Mentimeter själva stoltserar med. Nu kan hela företaget arbeta smartare, och Anna och hennes team har fått tillbaka mycket värdefull tid de kan spendera på strategiska uppgifter tack vare att Personio sköter alla kärnelement.
Läs mer om Personio här.