Eskilstuna kommun är en stor arbetsgivare med cirka 8 500 tillsvidareanställda och uppåt 3 000 timanställda. Varje år hanterar kommunen runt 7 000 anställningsavtal, varav 2 000 helt nya. 2018 tog hr-cheferna beslut om att digitalisera alla anställningsavtal, ett projekt som just gått i hamn.
Tidigare fanns det flera olika sätt att få till anställningsavtalen. Ibland skickades de hem till den som fått nytt jobb. Ibland krävdes att nya medarbetare kom in för att skriva under avtalet. När avtalet kom in följde manuell inmatning i lönesystemet. Under sommaren, då uppåt 600 vikarier kommer in, har chefer då och då behövt åka runt i staden för att samla in underskrifter på vikariernas anställningsavtal.
– Vi såg att det var mycket trippelarbete. Och ur ett kvalitetsperspektiv så var det ofrånkomligt att namn stavades fel eller att e-postadresser skrevs på fel sätt, säger Krister Reed, utvecklare på serviceförvaltningen i Eskilstuna kommun och projektledare för det projekt som tillsattes för att digitalisera hanteringen av anställningsavtal.
I gynnsamma fall tog hela processen att få anställningsavtalet på plats två veckor men vanligare var att det dröjde tre till fyra veckor. Då hade en del nya medarbetare redan hunnit börja jobba, utan vare sig e-postadress eller inloggningsuppgifter.
Det här måste ju kunna göras på ett smidigare och mindre tidskrävande sätt, tänkte arbetsgruppen som består av hr, lön, utvecklare och projektledare, kommunikatör och delvis it. När gruppen började titta på hur andra kommuner har löst avtalshanteringen såg de att många kommit en bit på vägen, men att få eller ingen annan kommun ännu lyckats digitalisera från ax till limpa, det vill säga att både signering och arkivering av anställningsavtal sker digitalt. För att det skulle löna sig att digitalisera anställningsavtalen såg arbetsgruppen att helheten behövde komma på plats.
Projektet visade sig bli mycket teknikintensivt. Exempelvis träffade arbetsgruppen ett tiotal e-signeringsleverantörer för att förstå hur deras lösning skulle passa. Att gå ut och köpa en färdig lösning som matchade behovet gick inte. Lösningen fanns helt enkelt inte på marknaden.
– När man går först saknas det vägledning. Man får gå där med sin machete genom djungeln och bereda sin egen väg, säger Krister Reed.
I stället blev det en jämkning mellan olika leverantörer i förhållande till befintliga system i kommunen.
– Vi blev förvånade över att leverantörerna inte alltid var så intresserade av att utveckla för oss användare. Det är problematiskt när det bara finns ett par stora leverantörer av lönesystem på marknaden. Det kan påverka viljan att utveckla nya lösningar tillsammans med kunden, säger Krister Reed.
Efter många turer, en pandemi och en del gråa hår, är det nya arbetssättet nu på plats. Det nya flödet är byggt för att skapa så lite administration för cheferna som möjligt. Så här ser de olika stegen ut:
1. Chefen skapar ett anställningsavtal i lönesystemet Visma Personec P.
2. Folkbokföringsuppgifter hämtas automatiskt med personnumret ur verktyget Navet som tillhandahålls av Skatteverket.
3. Löneadministratören granskar och skickar anställningsavtalet till medarbetarens e-postadress tillsammans med en länk för signering genom bank-id. Medarbetaren och chefen signerar avtalet digitalt genom verktyget Visma Addo.
4. Därefter granskar och beviljar en löneadministratör anställningen.
5. Anställningen läses in i lönesystemet Personec och anställningsavtalet skickas automatiskt till personalarkivet som tillhandahålls av Microdata.
6. På kommunens it-enhet skapas ett AD-konto, den katalogtjänst som ligger till grund för data i andra system, till exempel mejl eller behörigheter på servrar. I samband med detta upprättas upprättas en del behörigheter som hör till tjänsten.
Inledningsvis utsågs ett antal referensgrupper där hr-chefer och administratörer fick vara med och tycka till och där man stämde av om de var redo att gå över till det nya arbetssättet. Pilotprojektet pågick i tre månader innan arbetssättet succesivt introducerades på de övriga förvaltningarna.
– Merparten av cheferna är positiva och tycker att det fungerar smidigt, säger Helena Andersson, delprojektledare i kommunens arbetsgrupp.
Nu går det att följa ärenden och se om någonting fastnat längs vägen. Den tidigare scanningen av anställningsavtal till en digital mapp behövs inte längre, en kostnadsbesparing med 400 000 kronor per år. Den tiden som löneservice tidigare la på att mata in data i systemet lägger de nu på kvalitetssäkring. De följer också upp att både chef och medarbetare signerar och att avtalet hamnar i arkivet.
– Det är fantastiskt att kunna förlänga ett vikariat på 30 sekunder och lägga en ny anställning på två minuter. Verktyget är verkligen fantastiskt. Det är så smidigt och går så fort, säger Anna Enander, enhetschef på löneservice.