Vi träffade Malin Åkerström, en av författarna bakom Mötesboken, som behandlar just detta ämne.
Du säger att vi har fler möten än någonsin, vet du exakt hur stor ökning det rör sig om?
Det är jättesvårt att svara på. Det finns studier av till exempel chefer i vissa branscher som visar att mötena har ökat drastiskt över cirka 20-30 år, men det är svårt att jämföra en organisation idag med en för 50 år sedan, eftersom organisationen i sig har förändrats så mycket. Men jag tror att de flesta kan se och känna av en ökning på sin egna arbetsplats
Malin lyfter även att mötena kan ha en så kallad självgenererande kraft, och att det ofta hänger ihop med allmän administration. Man kan till sist behöva ha möten om möten, möten om dokument och sedan göra dokument om mötet. Mötena kan även ha funktionen att synliggöra allt som behöver göras, men paradoxalt nog tar detta ofta tid från det faktiska utförandet av arbetsuppgifter.
Har digitaliseringen bidragit till att vi sitter i fler möten?
–Någonting som har kommit med de digitala kalendrarna är att man kan boka in andra på möten, utan att ens behöva fråga dem först. Det gör att människor blir bundna till sina möten, och har ganska lite att säga till om när det gäller deras egen arbetstid. Det i sin tur kan leda till en så kallad “mötesflykt”, att man sitter med på ett möte digitalt, men samtidigt håller på med annat, eller jobbar med sina arbetsuppgifter under tiden. Jag har även sett personer som bokar in möten med sig själva i sin digitala kalender, för att få arbeta ostört. I en sådan situation så blir inte mötena produktiva, eftersom alla känner att de hellre skulle göra något annat.
Varför har vi så många möten idag?
–Som vi ser det så finns det flera olika förklaringar. Den första är demokratiseringen, tidigare så har det inte alls varit lika stora krav på att alla skulle representeras i alla beslut. Idag är en del av detta lagstadgat, men det är också en kulturell förändring i demokratiseringen som innebär att man vill förankra beslut på ett helt annat sätt än tidigare. Dessa representanter kanske i sin tur behöver ha ett förberedande möte innan det “stora” mötet. Det innebär att mötestätheten har ökat rätt rejält. Men om man å andra sidan skulle lägga om sin organisation och flytta över besluten på enbart chefer så skulle nog många uppvisa missnöje över att inte bli inkluderade.
Vi är så inne i den här kulturen idag på våra arbetsplatser, så en omställning nu skulle säkert sticka många i ögonen. Då är det i så fall bättre att se över sin möteskultur och börja där.
Så hur gör man för att låta mötena vara just produktiva och inspirerande? Vi har vänt oss till Lena Vågström på Beminded, ett företag som erbjuder workshops i vad de kallar stressfri produktivitet. De delade med sig av sina bästa tips för bättre möten:
Hur kan man som organisation skära ner på, eller i alla fall effektivisera, sina möten?
–Först och främst behöver vi få in vanan att tänka 30 sekunder mer än vi brukar. Vad vill jag uppnå med mötet? Behöver det verkligen vara ett möte, eller kan jag uppnå det jag vill på ett annat sätt? Ibland bokar vi ett möte när vi inte riktigt vet vad vi ska göra för att lösa ett problem. Vi är för stressade för att sitta och tänka och vi kommer bli mer stressade för att vi sitter i möten – där vi får fler uppgifter istället för att ha tid att utföra de uppgifter vi redan har.
På samma sätt behöver vi tänka några extra sekunder innan vi accepterar ett möte. Särskilt om syfte saknas. Hur vet du att det är väl spenderad tid? Eftersom vi är biologiska varelser som vill hålla oss väl med våra kollegor och inte tycker om att bli sedda som sura nej-sägare som inte kommer till möten, så vill de flesta av oss också ha ett socialt accepterat sätt att säga nej. Om du får en mötesinbjudan utan agenda så kan du välja att bara acceptera preliminärt, samtidigt som du skickar med ett svar till mötesorganisatören;
”Hej, jag kommer gärna till detta möte om du kan skicka mig ett par rader om vad målet med mötet är och vilka punkter vi ska hinna igenom, så att jag kan vara säker på att jag är rätt person för detta. Tack!”
Om du svarar så framstår du som professionell och vänlig istället för sur och bossig. När jag själv använt denna metod så uppstår oftast något av tre scenarion;
- Det kommer en agenda, jag bedömer att det blir ett bra möte och jag accepterar.
- Det kommer en avbokning av mötet. Mötesorganisatören insåg att inget möte behövdes när hen fick lite hjälp på traven att sakta ner i stressen och tänka till.
- Det kommer en agenda och jag kan direkt se att en kollega är bättre lämpad att gå på mötet än jag, så jag ber organisatören bjuda in hen istället.
–Oavsett scenario så är det en vinst jämfört med att bara acceptera mötet utan agenda, och riskera att sitta på ett fruktlöst och luddigt möte. Ytterligare sätt att få mer effektiva möten kan vara att stå upp under mötet. Människan har via evolutionen utvecklats till att vara lat, för att spara energi och överleva. Vi gillar därför inte att stå upp för länge. Så stående möten brukar ha mer framåtdriv, beslut fattas snabbare och mötestiden blir i allmänhet kortare. Att ha en överenskommelse om att lägga bort mobiler och bärbara datorer i möten är grundläggande möteshygien och respektfullt mot kollegorna. Om mötet är digitalt kan det vara lämpligt med krav på kamera och att den filmar en framifrån så att det framgår att man lyssnar och deltar.
Hur kan man planera sina möten så att de inte försämrar produktiviteten?
–Om man som organisation eller individ har möjlighet att påverka när möten hålls så är det smart att lägga dem på eftermiddagen. Forskning har visat att vi människor har större förmåga att ägna oss åt svårare uppgifter som kräver större fokus tidigt på dagen. Vi har oftast mer energi då, och större impulskontroll som gör att vi verkligen klarar av att ta tag i de viktiga sakerna, istället för att fastna i inkorg eller i chattar. På eftermiddagen när man fått de mest trängande sakerna gjorda kan man delta i möten med mer närvaro, och då kanske till och med få ett snabbare och bättre möte.
En nyckel för vissa företag för att bibehålla produktivitet kan också vara att bestämma minst en helt mötesfri dag i veckan. Det ger ofta personalen ett lugn att veta att de kommer ha obruten tid att arbeta med sina primära uppgifter.
Vi på Beminded brukar ibland tänka att vi träffar många människor som blir ”utmötade” snarare än utmattade. Särskilt på chefsnivåerna. Det blir så många möten att det inte finns någon arbetstid kvar att utföra det övriga arbetet på. Det görs då obetalt på fritiden. Det är givetvis en ohållbar kultur. Att låta högt betalda medarbetare sitta i flera timmars möten är en oerhörd kostnad för företaget.
Om för mycket av arbetstiden går åt till möten behöver ni kanske lägga tid på att göra en analys över till exempel organisationens återkommande möten. Behövs de verkligen fortfarande? Vad är i så fall syftet? Kan vi ta bort några av dem? Kan de kortas ned? Vi har svårt att tycka oss ha tid att lägga på analys när vi är stressade. Då orkar vi inte ifrågasätta, utan skyndar bara vidare på det sätt vi vant oss vid. Men vi behöver stanna upp och göra analysen nu om vi vill frigöra tid längre fram.