Upprättande av genomtänkta policys för hur vi ska bedriva verksamhet i det nya hybridarbetet blir en nyckelfaktor. Där vi skapar trivsel för de anställda och gör att verksamheter når positiva resultat. Just att ha en motiveringsbar policy som alla kan ställa sig bakom för att få ihop den här nya balansen är avgörande. En rad olika undersökningar och studier påvisar att produktiviteten ökar under hemarbete, men att innovation går bakåt – såsom Microsoft visade på i en stor europeisk undersökning. Men det som blir lidande är inte sällan att kreativitet och innovation faller tillbaka, då vi inte möts och träffas på samma sätt som tidigare.
För att bedriva verksamhet genom hybridlösningar med lyckat resultat krävs ett tydligt och strukturerat ledarskap, där transparens implementeras inom verksamheten i en mycket hög utsträckning. Här krävs det att chefers ledarskap ger stabilitet och trygghet, även för de individer som inte är fysiskt närvarande på kontoret. Tidigare fanns en övertro på att den fysiska närvaron var det som räknades och var avgörande i organisationer, även när individer var mentalt frånvarande och satt och surfade på nyheter, på olika sociala medieplattformar och i möten utan agendor med oklara närvarosyften.
För att skapa mental närvaro i det nya hybridarbetet, kan olika varianter av tekniska lösningar användas, vilka underlättar både produktion och möjliggör tydlig målstyrning. Det finns en rad bra lösningar för detta som till exempel Teams, Zoom eller andra varianter för att genomföra och hålla möten. På dessa plattformar går det att presentera underlag så att individer visuellt kan ta till sig samma information samtidigt. Det är av största vikt att alla känner sig involverade och delaktiga genom hela processledet. För att uppnå detta är det även bra att använda sig av ”digitala anslagstavlor” som tex Trello, för att skapa överblick över uppgifter och tidslinjaler och ansvarsområden tydliggörs. De digitala lösningarna medger även att tillgänglighet för såväl chefer som medarbetare ökar, men ställer stora krav på att dessa inte missbrukas och att distraktion skapas med kontraproduktivitet till följd.
Det hela faller till syvende och sist tillbaka på att det finns ett bra ledarskap som möjliggör skapande av ”no blame kulturer” i organisationer och verksamheter. I sådana kulturer jagas inte individer för att skuld och skam beläggas. Utan där förslag lyfts fram, initiativ premieras och värdesätts samt erfarenheter delas och sprids. Att en psykologisk trygghet skapas internt, vilket får både verksamheten och individer att må bra, växa och inte minst utvecklas.
I denna tid av större behov av frihet under ansvar, behöver ledarskapet vara än mera strukturerat för att skapa och låta medansvar blomma fram. En paroll för detta är; där ledarskapet är personligt blir också chefskapet seriöst.
När jag som chef vet vad mina beslut innebär och vilka konsekvenser de får, behöver jag också ta ansvar för dessa och stå upp bakom dem. Här behöver även medarbetare som jobbar på distans fångas upp, så att dessa inte glöms bort. Varken under möten eller i produktionen till vardags.
Genom införande av ”buddy checks” blir det enklare att stämma av hur det går och hur medskapare mår. En åtgärd som återfinns bl.a. inom dykning, där man kontrollerar varandra att allt är ok, att man mår bra och att saker och ting fungerar. På torra land är en bra metod att ringa upp individer, prata med dem för att känna av stämningar, strömningar och höra vad som sägs eller vad det inte pratas om- och inte endast skicka mail, även om vissa faktiskt föredrar det. Men det går att stämma av individuellt helt enkelt vad som passar vem.
Det är hög tid för företag och organisationer att införa just ”no blame kulturer” i sina verksamheter, vars fokus inte ligger på att söka vem som skulle ha begått fel. Utan att odla fram synsätt där det inte söks efter syndabockar, men att enskilda känner att de kan och får ta ansvar utan att bli straffade i de fall det inte blev som det var avsett. Att vi förklarar händelser, inte människor – men försvarar människor och inte händelser.
Text: Eduard von Bush