En resilient organisation är, för att förenkla saker och ting, en organisation som är förberedd för omställning och förändring. Det definieras som att organisationen har god anpassningsförmåga och att stora förändringar inte går ut över medarbetarnas psykiska hälsa eller välmående.
Jörgen Pellbäck, psykolog och organisationskonsult hos Feelgood, intervjuas i Personal & Ledarskaps podcast – här ger han sina bästa tips för att bygga resiliens i en organisation.
Att begreppet resilienta organisationer har blivit en sådan snackis i det svenska näringslivet är nog inte helt oväntat. Om man beaktar att vi just tagit oss igenom en pandemi, för att sedan hamna i en tid präglad av konflikter, lågkonjuktur och stigande inflation, så är det nu viktigare än någonsin att organisationer och ledare förstår vikten av att vara förberedda och ha en strategi att förlita sig på, där det krävs att man har god anpassningsförmåga.
När covid-19 skakade Sverige fick många företag ett bryskt uppvaknande. Över en natt behövde man ställa om till hemarbete, digitala möten och minskade sociala interaktioner. För många gick det bra, för andra var det otroligt svårt och man agerade reaktivt.
– Kriser som covid-19 har en tendens att blotta problem i en organisation. De arbetsplatser som redan hade en god resiliens gick å andra sidan vinnande ur pandemin, säger Jörgen Pellbäck.
Så hur gör man för att bygga resiliens, eller tålighet, i en organisation? Jörgen Pellbäck lyfter tre viktiga grundpelare för organisationer:
1. Kommunikation
Kanske känns det som en självklarhet, men en god kommunikation är inte så vanlig som man kan tro. Det räcker inte att utgå ifrån att man har en bra kommunikation, utan det är något som man aktivt behöver arbeta för.
– Om man till exempel från ledningens sida vet att en stor förändring kommer att äga rum, så är det viktigt att kommunicera det så tidigt som möjligt i planeringsstadiet. Man kan också boka in möten där man svarar på frågor från sina medarbetare. Om man inte har resurser att ha en så pass god kommunikation är det bättre att avvakta med förändringen tills möjligheten finns. Det kommer bara att påverka organisationen negativt om man genomför stora förändringar utan att förankra dem hos medarbetarna på ett bra sätt, säger Jörgen Pellbäck.
I vissa fall är det så klart inte möjligt att ha den här typen av framförhållning, som till exempel under pandemin. Men det innebär inte att man inte kan ha en god kommunikation.
– Man kan alltid göra sitt yttersta för att skapa förståelse. Det sämsta man kan göra är att köra över sina medarbetare, förminska en stor omställning, eller vara otydlig.
2. Involvera
Tätt förknippat med kommunikationen är att skapa delaktighet. Jörgen Pellbäck menar att det är till stor hjälp om medarbetarna känner att förändringen är något ni gör tillsammans. Informera varför förändringar sker och se till att de anställda redan från start är medvetna om vad som händer. När medarbetarna är involverade blir det som sker är ingen nyhet utan resultatet av ett gemensamt arbete.
– Man kan till exempel peka på fördelar med omställningen: det kan vara effektivisering eller enklare processer. På så sätt skapar man förståelse hos medarbetarna. Vissa förändringar har inte direkta fördelar, men då är det minst lika viktigt att kunna visa varför det är nödvändigt att ställa om. Det viktigaste är att man får med alla på tåget och att man förankrar omställningen hos alla i organisationen.
Enligt Jörgen Pellbäck bygger detta arbete ofta på att man identifierar eldsjälar i organisationen. Det behöver inte nödvändigtvis vara någon som sitter på en chefspost, utan snarare någon som många känner förtroende eller respekt för.
– Tidigare har kutymen varit att alla stora förändringar ska roddas av cheferna, men i dag pratar man mer om “draghjälp”. Det innebär helt enkelt att ta hjälp av drivna personer på alla nivåer i företaget.
3. Skapa trygghet
En resilient organisation har ofta en psykologisk trygghet i botten. Begreppet innebär bland annat att medarbetare känner sig trygga i sin roll och vågar satsa, även om man inte vet att det kommer att lyckas. Man vågar misslyckas. Detta grundar sig i att ledarna har byggt upp ett förtroende och att medarbetarna känner tillit till att den tryggheten genomsyrar företagskulturen. Man vet exempelvis att det inte förekommer mobbning eller att man motarbetar varandra på arbetsplatsen, och att förtroendet för ledarna är stort.
– Psykologisk trygghet är otroligt viktigt, det kan bygga en grund som medarbetarna kan stå på när det stormar i omvärlden. Att till exempel känna att man kan säga ifrån om man har för mycket att göra, eller känner oro, är jätteviktigt för att få trygga medarbetare, säger Jörgen Pellbäck.
För att bygga en god psykologisk trygghet kan man till exempel samla erfarenheter av att lyckas tillsammans genom mindre förändringar, innan man implementerar något större. Man måste även som ledare jobba kontinuerligt med att bygga förtroende hos sina medarbetare, återigen genom god kommunikation. Om dina medarbetare vet att de kan komma till dig med sin oro, så blir det enklare för dig att möta upp eventuella problem direkt när de uppstår.
Feelgood har arbetat med detta genomgående i flera år genom att hjälpa företag att mäta och följa upp, samt finnas redo för att ge stöd när det behövs. Att man börjar mäta och vågar lyfta problem i ett proaktivt tillvägagångssätt är en viktig del för att bygga resilienta organisationer. Detta märks i bolag som har prioriterat att bygga sin företagskultur baserat på vad medarbetare säger och har ledare som följer den strategi som satts tillsammans.
Trivs medarbetare på jobbet och känner sig som en del av företagets strategi grundar det sig ofta i det arbete som ett företag gjort proaktivt för att bygga en resilient organisation. En modern företagskultur bygger på att de anställda är företagets viktigaste tillgång och att medarbetare och ledare tar hand om och stöttar varandra.
För att höra mer: Lyssna på podcastintervjun med Jörgen Pellbäck här.